De gezamenlijke bedrijven van Wittepoel zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Doel en grondslag van de verwerking van uw persoonsgegevens

Wittepoel verwerkt uw persoonsgegevens met als doel om u onze diensten en producten te kunnen leveren ten behoeve van uw mobiliteit. Deze diensten zijn onder andere: pedicure behandelingen, podologische- en podotherapeutische behandelingen en orthopedische schoentechniek, inclusief de afhandeling van zorgverzekeringsdeclaraties van afgenomen producten en diensten.
Wittepoel onderscheidt het aanbod van producten en diensten verder in:

  • orthopedische schoenen, type A
  • orthopedische schoenen, type B
  • orthopedische voorzieningen aan confectieschoenen
  • podologie en steunzolen
  • podotherapie
  • medische pedicure
  • confectieschoenen voor volwassenen (+ aanverwante retail-producten)
  • confectieschoenen voor kinderen
  • schoenreparatie

Onder diensten valt ook: informatie-verstrekking na verzoek van u, zoals bijvoorbeeld uw aanmelding op onze nieuwsbrief, deelname aan prijsvragen of campagnes, downloaden van informatie-documenten, handleidingen, folders, of andere materialen die u digitaal van ons ontvangt of afneemt via de website, webwinkel, web-formulieren of e-mail.
Verder verlenen wij ook voorlichtingsdagen, cursussen, dealerdagen of andere mobiliteitsgerichte evenementen. Uw aanmelding, inschrijving of deelname wordt voor deze privacyverklaring gezien als grondslag voor een verleende dienst.
Onder de producten vallen verder de aankopen gedaan in onze winkelvestigingen of op door Wittepoel beheerde webshops.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wittepoel verwerkt diverse persoonsgegevens wanneer u gebruikmaakt van een of meerdere van de bovengenoemde diensten of producten. Hieronder geven wij een overzicht van de persoonsgegevens die wij van u kunnen vastleggen - afhankelijk van de dienst of het product dat u van ons geleverd krijgt:

  • voornaam, voorletters, eventuele tussenvoegsels en achternaam
  • geslacht
  • geboortedatum
  • adresgegevens (straatnaam, huisnummer, huisnummer toevoeging en postcode
  • telefoonnummer(s) (waaronder vast, mobiel of zakelijk)
  • e-mailadres
  • ip-adres van uw online verbinding
  • bankrekeningnummer en betaalwijze
  • burgerservicenummer (BSN)
  • zorgverzekeringspolis gegevens
  • gegevens verwijzer en (externe) behandelaars
  • gegevens van afgenomen bestellingen, productaankopen, of reserveringen
  • data voor behandel-afspraken of andere contact-momenten

Hierbij geven wij specifiek aan dat wij bovenstaande gegevens alleen verwerken indien deze van toepassing zijn op de opdracht en overeenkomst met u, en dat niet standaard al deze gegevens voor iedere relatie verwerkt worden.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Voor het adequaat en rechtmatig verstrekken van medische hulpmiddelen is het noodzakelijk dat wij bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verzamelen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over indicaties, stoornissen en maten van het lichaam. Met deze informatie zal Wittepoel extra zorgvuldig omgaan gezien de gevoeligheid van deze informatie. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder uw toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld, neem dan contact met ons op via info@wittepoel.nl.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Wittepoel bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren hierbij de bewaartermijnen die de wet en de belastingdienst ons voorschrijft.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wittepoel verkoopt uw gegevens niet aan derde partijen. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan derden indien dit vereist is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Dit is met name van toepassing op het delen van verstrekte gegevens met uw zorgverzekeraar en in eventuele samenwerking met zorgverleners die deel uitmaken van ons behandelnetwerk.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wittepoel neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met info@wittepoel.nl.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wittepoel neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder tussenkomst van een persoon.
Wittepoel gebruikt voor vastlegging of verwerking van (persoons)gegevens voornamelijk de volgende computerprogramma's of -systemen:

  • Microsoft Office
  • Exact Online (en tot 2019: Unit4 Multivers)
  • James-software
  • TORS ERP- en POS-systeem
  • PrestaShop en mijnwebsitebeheren voor websites en webshops
  • Custobar als CRM, CDP en voor marketing automation en Nieuwsbrief (en tot september 2020: AIV en MailChimp)
  • social media w.o. Facebook en Instagram

Indien u meer informatie wenst over onze systemen en onze informatiebeveiliging dan kunnen wij deze uiteraard op verzoek aan u verstrekken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw eigen persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Wittepoel en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een van onze computerbestanden naar u te sturen, of een andere, door u genoemde organisatie.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@wittepoel.nl. We reageren zo snel mogelijk op uw verzoek, met een maximum van vier weken. Wittepoel wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Privacy-verklaring Wittepoel versie 2018-05-31_exWVW + modificaties december 2020 / maart 2022